「ちょっと早めに」で誤解が生まれる?
明日の朝から実践できる、仕事のミスを減らす方法
2017.06.08
仕事でどうしても起きてしまう、ミス。ゼロにすることは難しくても、小さな心がけでその数は大きく減らすことができます。毎朝のスキマ時間とコミュニケーションのときの一手間、そして「ミスをしてしまったあと」だって大事。
朝いちばんに、仕事の予定をリスト化して管理
「いつも締め切りに追われ、焦ってミスをしてしまう…」という人は、仕事の優先順位や、作業の時間配分を把握できていないことがミスの原因かもしれません。そんな人は、これからやるべきことを目で見て確認できるよう、「スケジュール管理シート」をつくりましょう。仕事の予定ができたら、「何時に」「どんな作業」があるのかを書き出して、リスト化します。
スケジュール管理には、付箋を使うのがおすすめ。案件やプロジェクト名、予定時刻が分かるように記入して、時刻順に貼り付けていきます。終わったタスクは、どんどん剥がして捨てていきましょう。仕事が終わるごとに達成感が得られるはずです。必要な作業を文字にしてリスト化することで、作業の漏れも防ぐことができ、効率的に仕事を進められます。
伝達ミスを防ぐ! 効果的なコミュニケーション術
シートを活用して自分のミスは減らせても、仕事は人と協力して行うもの。人とのコミュニケーションをおざなりにしていたのでは、ミスは一向に減っていきません。仕事上のコミュニケーションでは情報に齟齬が生まれないよう、「あいまい語」を使わないようにしましょう。
例えば、「早め」や「多め」といった言葉は、相手によって受け取り方が異なります。「少し早め」と伝えても、15分前なのか1時間前なのか、人によって認識はさまざま。仕事を依頼するときは、「15分早めに」や、「資料は5部多めに」など、数字を入れて具体的に伝えるようにしましょう。また「これ・あれ・どれ」といった「こそあど言葉」にも注意が必要。「これの目的」ではなく「会議の目的」といったように、同じ言葉の繰り返しになっても、なるべく具体的な言葉で伝えるように心がけましょう。
原因と改善策からミスを分析して、再発防止に取り組む
万全の対策を取っても、ミスを100%防ぐのは難しいもの。いつかミスをしてしまうことがあるでしょう。ミスをしてしまったときには、きちんと振り返って、再発防止に努めます。
ミスを振り返るときに必ずやるべきは、ミスの原因を分析すること。「だれが」「何を」「いつ」「どうした」ことで起きたのか深掘りして、ミスを詳しく分析します。原因が解ったら、どこを改善すればミスを防げるのか、具体的に考えておきましょう。これらの項目を文字にして1枚のシートにまとめておくことで、頭が整理されてミスを客観的に理解することができます。
このシートは、自己完結で終わらないためにも、上司に見てもらうのも良いでしょう。しっかりと反省して再発防止に努める姿勢を示すことで、あなたに対する信頼は損なわれず、「また仕事を任せても大丈夫」と思ってもらえるかもしれません。シートは定期的に見直して、自分のミスと向き合うことが大切です。
まとめ
以上のポイントを意識することで、ミスがなくなり、さらに効率的に仕事ができるようになるでしょう。「ミスなく仕事をこなすあなた」には自然と信頼が集まり、仕事のチャンスも増えるのではないでしょうか。ぜひこれらのポイントを意識して、日々の業務に取り組んでみてください。