少しの心がけで改善できる、仕事のスピードを上げる方法

2017.04.20

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だれもが仕事のスピードを早めたいと思うもの。それができれば、自分磨きやプライベートの時間も捻出できます。しかし、漠然と手をつけては仕事の効率やスピードは上がりません。ちょっとした工夫でできる、仕事のスピードを上げる方法を紹介します。

仕事の一歩目は「全体像」から。それが時短に

仕事のスピードを上げるには、業務に取りかかる際、まず全体像を描くことが大切です。たとえば企画書をつくる場合、その企画書で伝えたい全体コンセプト、さらには全ページの構成を固めてから手をつけましょう。全体を見ずに手をつけると、つくっている途中に足りない要素に気づく、あるいは、大きなミスが生まれてゼロからやり直すなど、時間のロスが発生します。

1日のスケジュールを立てる際も一緒です。朝の時点で「今日やるべきこと」をリストアップし、1日の全体像を描きましょう。すると、その中でどの仕事から手をつけるべきか、あるいはひとつのタスクにどれだけの時間をかけるべきか見えてくるので、時間配分の意識が明確になります。

悩む必要のない仕事もある。その見極めがカギ

全体像を描いたら、次に意識すべきは「時間を“かけない”ポイントを心得る」ことです。例えば顧客に何かを提案する際、相手がぴったり気に入る提案を一人で考えるのは難しいもの。いくら時間をかけて考えた自信のある提案でも、あっさり却下されてしまうかもしれません。そんなときはまず、方向性の異なる案を3つほどつくって一度投げてみます。その反応を見てベストな提案を詰めていく方が、ずっと効率的です。

日々の業務についても、これは果たして一人で時間をかけるべき仕事かどうか、考えましょう。自分一人でやるより、それを得意とする人がいるなら協力をお願いします。また、似た仕事を過去にやった人がいるなら、その人がつくった資料などを借りて参考にします。効率が良くなるのはもちろん、仕事自体の精度も高まるのです。

メールのテンプレートを設定してスピードアップ

日常的に使うツールに工夫を凝らすのも有効です。例えばメール。多くの人は、メールの冒頭や最後に同じような定形文を毎回入れるはず。ならば、冒頭と末尾に定形文が自動的に入るようテンプレートの設定を行いましょう。1日何十通とメールを打つ人は、それだけで業務時間が変わります。

職場での対人関係も工夫の余地があります。仕事中、同僚から雑談をもちかけられるケースは多々ありますが、忙しい場合は相槌に徹するなど、単調な雑談にはあまり付き合わない、という姿勢を普段から見せます。すると同僚もこちらの業務状況を気にするようになり、こちらの都合を無視した雑談によって仕事が途切れる事態が少なくなります。

まとめ

安易に業務スピードを上げようとすると、肩に力が入り逆効果。ミスが生まれる可能性が高いです。あくまでスピードと仕事のクオリティを同時に上げることを意識して、日々の業務に取り組みましょう。